Die Anzahl der digitalen Veranstaltungen hat seit Beginn der Pandemie rasant zugenommen. Webinare und Events sprießen förmlich aus dem Boden, seit viele Unternehmen die Vorteile digitaler Veranstaltungen erkannt haben. Aber wo Licht ist, ist immer auch Schatten: die Teilnahme bei einem digitalen Event wirkt besonders unverbindlich, zumal viele Angebote kostenfrei sind.
Wie lässt sich nun die Teilnahmequote entscheidend verbessern und die no-show-Rate verringern?
Wählen Sie die Zielgruppe richtig aus
Wen möchten Sie mit Ihrer Veranstaltung erreichen? Es scheint klar, dass nur Personen teilnehmen werden, die sich wirklich für Ihr Thema interessieren. Haben Sie die Personen genau ausgewählt oder haben Sie den gesamten Verteiler angesprochen? Ist Ihr Event genau auf die Zielgruppe zugeschnitten und haben Sie dies auch so kommuniziert?
Erinnern Sie an Ihr Event
Ihre Teilnehmer haben sich bestenfalls schon lange vor dem Termin angemeldet. Nun rückt der Termin immer näher, aber auch die Terminkalender füllen sich immer weiter. Viele Menschen priorisieren dann und nehmen nicht mehr teil, weil ihnen das Event nicht (mehr) so wichtig erscheint.
Daher unsere Empfehlung: Halten Sie Ihre Teilnehmer*innen stets auf dem Laufenden, z.B. über wichtige Programmpunkte, aktuelle Themen oder auch die Referenten. Eine regelmäßige Erinnerung per E-Mail oder sogar per Brief, möglicherweise auch telefonisch, können hier Wunder wirken. Der Teilnehmende fühlt sich wertgeschätzt, erkennt die Wichtigkeit und wird sich einer höheren Verbindlichkeit einwählen als der Nichtinformierte. Bei Präsenzveranstaltungen brauchen Sie dafür einen größeren Vorlauf als bei digitalen Events. Hier sollten Sie den letzten Reminder am Tag vor bzw. am Tag der Veranstaltung nochmals versenden.
Denken Sie dabei auch an die digitalen Möglichkeiten. Versenden Sie z.B. eine kleine Kalenderdatei mit den Einwahldaten per E-Mail als Nachfasser – der Teilnehmende kann sich so einfach den Termin direkt im Kalender hinzufügen. Auch bei den Erinnerungen sollten Sie wichtige Daten zur Teilnahme, wie z.B. Einwahldaten immer noch einmal mit versenden.
Kostenpflichtige Events und die Möglichkeiten der Technik
Wie schon oben angesprochen, sind kostenfreie Events häufig zwar gut in der Quote der Anmeldungen, aber nicht in der Teilnahme. Warum probieren Sie also nicht einfach einmal einen symbolischen Preis aus?
Wir alle wissen, dass die Teilnahme an Präsenzveranstaltungen nur begrenzt möglich ist. Digital scheint es diese Grenze nicht zu geben. Trotzdem können Sie dies versuchen! Kommunizieren Sie eine Verknappung der Tickets, z.B. wegen der Möglichkeit, jedem Teilnehmer auch die Interaktion mit den Referenten zu ermöglichen.
Denken Sie auch daran, dass Teilnehmer*innen einfach ihre Absage vornehmen können – am besten sogar mit einem Button in Ihrer E-Mail. So warten Sie nicht wieder umsonst auf angemeldete Personen und können sich wirklich auf den Inhalt und Wert Ihrer Veranstaltung konzentrieren!